- 機密文書を安全に廃棄する方法は？
- 書類溶解サービスとはどういったもの？
- 機密文書の廃棄に対応した書類溶解サービス業者はどこ？
当記事ではご覧のような疑問を解消するために、機密文書の廃棄方法や個人情報書類を安全に処分する方法を紹介していきます。
結論から伝えますと、個人情報や会社の機密情報が記載されている書類を廃棄するなら「書類溶解サービス」の利用がおすすめです。同サービスは情報漏洩のリスクが少なく、コスト的にも優れています。
近年、個人情報や会社情報の取り扱いには細心の注意が払われるようになっていますが、書類を安全に廃棄する方法を知っておけば情報保護の観点から考えてもより安心です。
本文中では書類溶解サービスをおすすめする理由もまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
機密文書を廃棄するときの処分方法は3つ
会社の機密文書を廃棄するとき、よく利用されている方法は以下の3つです。
それぞれのメリットやデメリットを解説していますのでご覧ください。
処分方法①シュレッダーで破砕
書類を廃棄する際に昔から利用されている方法が「シュレッダーでの破砕」です。
会社にシュレッダーを設置しておけばいつでも簡単に書類を処分できるため、多くの事務所やオフィスで導入されています。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・誰でも操作できる ・業者へ支払うコストがない ・自分で処分すれば情報漏洩の心配がない | ・完全に機密情報を消せるわけではない（細かい紙として残る） ・人件費やゴミ処理費を考えるとそれほど割安ではない ・ホッチキスやクリップを外す手間が掛かる |
シュレッダーは導入するときには購入またはリースといった方法を取ります。購入すればリース会社に対して支払う固定費がなくなるため、その後はお得に感じられるかもしれません。
ただし、シュレッダーを扱う人件費と破砕した紙ゴミを捨てる処理費は掛かるため、総合的に考えるとそれほど割安な方法ではないことが分かります。
社員の給与を時給換算し、仮に時給1,500円だった場合は「3時間の労働」で「4,500円のコスト」が掛かります。これにシュレッダーの電気代、ゴミ処理費を加えると1回あたり5,000円程度の費用が掛かる計算です。
また、可能性としては低いものの社員が機密情報を持ち出すリスクもあります。
自分ひとりで書類を廃棄する分にはメリットがありますが、上記のようなデメリットがあることも理解しておきましょう。
処分方法②ゴミ処理施設に持ち込み
不要な書類をダンボール等にまとめて、自らゴミ処理場まで持ち込むといった方法もあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・初期コストが掛からない ・大量の書類をまとめて廃棄できる ・処理費用自体は安い | ・車両と駐車場代が必要となる ・近場にゴミ処理施設がないことも考えられる ・書類の廃棄までに時間が掛かる |
シュレッダーを設置しない分、初期コストを安く抑えられるところが最大のメリットです。また、大量の書類をまとめて捨ててもそれほど費用は掛かりません。
料金 10キログラムにつき220円（消費税及び地方消費税を含みます）
引用：千葉県市川市HP｜クリーンセンターへのごみの持ち込みについて
上記は千葉県市川市にあるゴミ処理場の料金設定となりますが、10kg分の書類を220円で処分できるのは割安と言えるでしょう。
ただし、会社や個人で車を持っていない場合には新しく車両と駐車場を用意しなければなりません。また、近くにゴミ処理場がないと利用できないところもデメリットに感じられる部分です。
ゴミ処理場まで書類を持ち込む運搬コスト（人件費＋ガソリン代）と廃棄までの時間も考慮する必要があります。
仮にゴミ処理場までの距離が近ければ便利な廃棄方法と言えますが、距離が遠い場合には利用しづらい方法になってしまうかもしれません。
処分方法③書類溶解サービスの利用
機密文書の廃棄方法としてもっともおすすめしているのが「書類溶解サービス」です。
最近では日本郵政グループ（郵便局）やクロネコヤマトといった大手企業が同サービスに力を入れています。
書類の入った専用箱は当社指定の溶解工場※までセキュリティサービスを付加したゆうパックで配達されます。溶解工場到着後は、即時（溶解工場が休日の場合は翌営業日）に専用箱丸ごと完全に溶解するので、情報漏えいの心配がありません。
引用：日本郵政HP｜書類溶解サービス（個人のお客さま）
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・情報漏洩リスクが少ない ・初期コストが掛からない ・従業員の仕事効率が上がる | ・利用料金が掛かる ・選ぶ業者によっては割高に感じられる ・信頼性の高い業者を選ぶ必要がある |
書類溶解サービスを利用する場合は料金体系がお得で、信頼性も高い業者を選ぶことが重要となってきます。
しかし、そういった点さえクリアできれば、情報漏洩リスクと処分コストを限りなく抑えられます。
なお、メリットやおすすめする理由に関しては次項で詳しく説明していきますので、ぜひご覧になってください。
機密文書の廃棄方法として書類溶解サービスをおすすめする理由
会社の機密文書や個人情報書類を廃棄する方法として「書類溶解サービス」をおすすめする理由をまとめました。
書類溶解サービスを利用したことがない方は、ぜひこちらを参考にしてみてください。
個人情報書類からの情報漏洩リスクが少ない
書類溶解サービスの利用手順は概ね以下のような流れとなっています。
- 処分したい機密文書や各種書類をダンボール（または業者側で用意されている箱）に詰める
- 書類溶解サービス業者に箱を回収してもらう（または店舗まで持ち込む）
- 書類溶解サービス業者が処分場まで運搬し、箱を開けずに溶解処理をおこなう
箱の中身が誰かの目に触れる機会がないため、情報漏洩リスクを限りなく抑えられます。
シュレッダーの場合は破砕した紙片から情報を読み取られる可能性がありますが、書類溶解サービスにはそういった心配がありません。
作業の効率化とコスト削減に繋がる
書類溶解サービスを利用する際に依頼者側がやることは「機密文書等を箱に詰める作業」だけです。
そのため、無駄な人件費が掛かりません。自分でゴミ処理場まで持ち込む場合には運転している時間と人的コストが掛かりますが、書類を回収してくれる業者を選べばそういった負担もなくなるということです。
また、これまでにシュレッダーや直接持ち込みといった作業で時間を取られていた社員の仕事効率もアップします。
単発の利用もできる
書類溶解サービスの魅力は「必要なときに単発で利用できる」という点です。
シュレッダーのように導入時のコストや使用時の人件費が掛からず、車や駐車場を用意する手間や負担もありません。
なお、選ぶ業者によっては定期回収を依頼することも可能なので、自社のサイクルに合わせて上手く活用してみてください。
機密文書の廃棄に書類溶解サービスを利用する際の注意点
書類溶解サービスを利用する際は「業者の実績と信頼性」をあらかじめ調べておきましょう。
同サービスは個人情報や会社の機密情報を守るために利用するものです。そのため、当然ながら業者の信頼性を確認することが重要となってきます。
また、自社で処分する場合とサービスを利用する場合とでは「どちらが安くなるのか」を比較することも大切です。
日本郵政グループやクロネコヤマトといった大手企業以外のサービスを選ぶときには、回収業者が取得している「許可」をチェックしてみてください。
※都道府県（自治体）が発行する産業廃棄物収集運搬業許可を得ている業者なら一定の信頼性が担保されます。
会社内の機密文書や重要書類の廃棄なら信太商店の書類溶解サービス
機密文書や重要書類の廃棄方法として、書類溶解サービスの利用を検討している方は信太商店までご連絡ください。
当社では直接回収に伺う形の書類溶解サービスを提供しています。オフィスや事務所で受け取った機密文書をそのままゴミ処理場まで持ち込みますので、情報漏洩の心配がありません。
信太商店の基本情報
| 事業者名 | 信太商店 |
|---|---|
| 所在地 | 東京都渋谷区富ヶ谷2-5-6（本社） 東京都渋谷区笹塚3-44-8（笹塚営業所） |
| 設立年月日 | 平成22年（2010年）4月23日 |
| 主な事業内容 | 産業廃棄物収集運搬業、沈没船引き揚げ・解体処分等、一般貨物自動車運送業、リサイクル事業、樹木の伐採および木材販売事業、蜂の巣駆除および回収 |
| 取引先・一例 | NHK、防衛省、ヤマト運輸株式会など多数 |
| 許可・免許等 | 【産業廃棄物収集運搬業】 ・東京都許可 第1300154938号 ・千葉県許可 第1200154938号 ・埼玉県許可 第1100154938号 ・神奈川県許可 第1400154938号 ・群馬県許可 第01000154938号 ・栃木県許可 第00900154938号 ・茨城県許可 第008011154938号 ・静岡県許可 第02201154938号 【特別管理産業廃棄物収集運搬業許可】 ・東京都 ・千葉県 ・神奈川県指令 資循第6002号 【ほか許可・免許等】 ・古物商 ・一般貨物自動車運送業 ・解体工事業 ・移動式クレーン免許/小型移動式クレーン/2級建築施工管理技士/フォークリフト/酸素欠乏危険作業主任者など |
| 営業時間 | 受付時間 8:00～20:00 業務時間 24時間対応 |
| 公式URL | https://www.shida-eco.com/ |
当社は関東一都六県と静岡県から産業廃棄物収集運搬業許可を得ています。同エリアにて様々な不用品収集をおこなっていますが、合わせて機密文書の回収と書類溶解サービスも提供しています。
信太商店の特徴は書類溶解サービスを1日1社限定でおこなっている点です。回収後にすぐゴミ処理場まで持ち込むことで情報漏洩のリスクを抑えています。
なお、当社はマニフェスト（産業廃棄物管理票）に対応している正当な業者です。委託された書類が正しく処分されたことを証明できますので、安心してお任せいただけます。
●区で収集できないもの（処理困難物）
引用：港区の清掃とリサイクル2024｜港区HP
土・砂等の処分について
区では収集できません。下記の業者へご相談ください。
●問い合わせ先
株式会社信太（しだ）商店 （月〜土（年始除く。） 午前 8：00 〜午後 8：00）
当社の情報は近隣自治体（東京都港区）のホームページにも掲載されております。
信太商店の書類溶解サービス
明確な料金設定で、初めて利用する方でも安心できるところが当社の特徴です。
| 箱の数 | １箱あたりの料金 |
|---|---|
| 1～5箱 | 1,800円 |
| 6～20箱 | 1,200円 |
| 21～50箱 | 800円 |
| 51～100箱 | 500円 |
| 101箱以上 | ご相談 |
処分したい機密文書や会社の書類が多くなるほど1箱あたりの単価が下がります。
これまでに溜め込んできた書類をこの機会にまとめて処分したいという場合は、ぜひ信太商店にお任せください。
信太商店の連絡先
信太商店の連絡先および問い合わせフォームは以下の通りです。
| 電話番号 | フリーダイヤル：0120-937-277 笹塚営業所：03-6381-6141 |
|---|---|
| 問い合わせフォーム | https://www.shida-eco.com/contact |
| メールアドレス | shida@shida-eco.com |
法人オフィスだけでなく個人宅での回収もおこなっていますので、自宅を作業場としている個人事業主様からのご連絡もお待ちしております。
「いったんどれくらいの費用が掛かるか聞いてみたい」といった場合もお気軽にお問い合わせください。
まとめ
機密文書の廃棄方法として「書類溶解サービス」をおすすめする理由、またその他の書類処分方法を紹介してきました。
手間とコストを総合的に比較しても、書類溶解サービスは非常に便利なものと言えます。情報漏洩リスクや書類の処分費用を抑えたい方は、一度同サービスを利用してみてください。
なお、東京都内または関東近郊で書類溶解サービス業者をお探しの方には信太商店の利用をおすすめします。当社であれば安全かつ迅速に機密文書を廃棄できますので、よろしければぜひご相談ください。
